就活のメールアドレスの重要性と使いこなし方解説

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就職活動を始めると企業とメールでやりとりすることも増えてくると思います。
今使っているメールアドレスをそのまま使っていいのか、それとも新しく就活用のメールアドレスを作るべきなのか迷うのではないでしょうか?
就活用のメールアドレスの選択をする際に気をつけるポイントに関して解説していきます。

大学のメールアドレスを使うべきなのか?

undefined (出典:https://ja.wikipedia.org/wiki/%E7%A5%9E%E6%88%B8%E5%A4%A7%E5%AD%A6)

大学指定のメールアドレスを就活用で使う場合のメリットとデメリットは以下です。

・採用担当者にとって大学生からのメールだとすぐわかる
・所属大学の証明になる
・信頼できるドメインなのでなので、相手が安心して開封出来る

採用担当者はたくさんの学生や採用媒体、社内メールなど日々多くのメールを受け取っています。
メールを開く前から学生であるということが判断できる大学指定のメールアドレスだと、連絡の抜け漏れや遅れを防止することができます。
また所属大学の証明にもなるので相手に安心感を与えることができます。
ドメインとは@以下の部分のことを指し(ex.gmail.com、yahoo.co.jp、ezweb.ne.jp)、大学のドメイン名のついたアドレスから来たメールの場合信頼することができます。
(スパムメールなどの可能性は低いため。)

一方、大学のアドレスを用いるデメリットは以下になります。

・スマホとの連携ができない
・容量が少ない
・いちいち大学のポータルサイトを開かなければいけない(場合もある)

大学のアドレスを使用する際の一番のデメリットは何と言っても確認がしづらい点にあります。「自分のスマホでは確認できず、大学の図書館に行って大学のPCからログインしなければならない...」となると大変面倒くさいですよね。
また、容量が少ない場合もあり、就活情報サイトや企業からの連絡などが大量に来ると容量オーバーになる可能性も考えられます。

以上のように大学のアドレスは採用担当者にとっては嬉しい点もある一方、学生にとって不便な点も目立ちます。必ずしも使うべき/使わないべきという判断は難しいので自分にとって使いやすければ使用しましょう。

就活用メールアドレスの作り方

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これまでプライベートで使ってきたメールアドレスがあるかもしれませんが、就活用には新たにメールアドレスを作成したほうがいいでしょう。
就活をしているときっと大量のメールが来ることになるので、重要な情報を見過ごしてしまうかもしれません。できるだけ情報を整理できるように、プライベートな情報と就活用の情報を分けて管理する必要があります。
またプライベートなアドレスからだと差出人名や署名をプライベート設定のまま送信してしまう可能性があり、これもできるだけ避けたいです。

フリーメールで作る場合はGmailがオススメです。

Gmailのおすすめポイント
・基本的にどんな端末でもアクセス可能
・ラベルを使用してメールの整理ができる
・検索機能が充実している
・大容量
・Googleカレンダーなどスケジュール管理機能との連携が可能
・広告が入らない

Gmailを用いることで業界や志望度ごとに企業からの連絡を振り分けることができます。
また検索機能が充実しているので企業名やメール内容で検索をかけると過去のメールも遡ることができます。
その他にもGmailには様々な利点があるのでフリーアドレスとしてかなり優秀と言えるでしょう

一方でGmailの不便な点もあります。
Gmailはフィルタリング機能が優れているためスパムメールなどは迷惑メールフォルダに自動的に振り分けられるようになっています。
またSNSのアップデート情報などはソーシャルフォルダに、メルマガなどがプロモーションフォルダに振り分けられるようにもなっています。
「企業からの案内が勝手に迷惑メールに振り分けられていた」という可能性もあるため、

・こまめに各フォルダをチェックする癖をつける
・手動でフォルダを最適化する→参考:フォルダ最適化に関して
などして対策をしましょう。

就活 メールアドレス (出典:https://mixmax.com/)

またGmailを使う際に併せて使用したいのが「Mixmax」というChrome拡張機能です。
例えば夜中にメールに気づいて返信しようと思ったけれど、「こんな時間に返信して非常識だと思われないか...」とためらったことはありませんか?
Mixmaxを使うと時間指定でメールを予約送信することができるので夜中に作成したメールを次の日の朝に送信することができます。
また送ったメールを開いてくれたかどうか送信者側が確認することもできるのでとても便利です。
Mixmaxのダウンロードはこちら
(※こちらはChromeからのみダウンロードできます。)

メール送信の前に気をつけるべきこと

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最後にメール送信の前に気を付けておくべきことに関して説明します。

①差出人名の設定
②署名の設定
③就活でよく使う敬語

①差出人名の設定
Gmailの初期設定では差出人名はアカウント作成時の氏名となっています。
これを「大学名 氏名」に変更するだけで受け取った側は瞬時に誰からのメールか判断できるようになります。差出人名はメールの設定から変更できるので確認しましょう。

②署名の設定
ビジネスメールではメールの最後に署名を記入することが通例ですが、就活においても書いておくとなお好印象でしょう。
Gmailの初期設定では空欄となっていますので自分で設定する必要があります。こちらもメールの設定から編集できるので確認しましょう。

署名の例
─────────────────────
  〇〇大学
  氏名
  Tel:〇〇-〇〇
  Mail:〇〇@gmail.com
─────────────────────

③就活でよく使う敬語
メールの際によく敬語を間違って使っている就活生を見かけます。
社会人としてNGな敬語は就活時にももちろんマイナスとなるのでできるだけ避けたいですよね。
就活でよく使われる敬語をピックアップしたので自分の敬語がどこまで正しいかチェックしてみましょう。

・貴社か御社か
・〜のほう
・(役職名)様
・前株か後株か

メールでは「貴社」、話し言葉では「御社」を用いるのが正しい敬語です。また「 書類のほうをいただきました」など〜のほうという表現は日本語として違和感があり誤りです。
またよく間違えやすい敬語として役職名に様をつける学生がいますが役職に敬称は要りません。
株式会社〇〇なのか〇〇株式会社なのかを間違える学生も多いです。会社名を間違えることは大変な失礼にあたるのできちんと調べてからメールを送信するようにしましょう。

たかがメールといえどもコミュニケーションの一種なので相手の気分を害することもあれば細かな気配りで好印象を与えることもあります。
一つ一つのメール送信の前にきちんとチェックする癖をつけましょう。

まとめ

いかがでしょうか?
就活用メールアドレスに関してざっくりと見てきました。
各項目のポイントをまとめるとこのようになります。

・大学指定アドレスは不便でなければ使う
・フリーアドレスならGmailがオススメ
・Gmailを使う際にはMixmaxも併用するとなお便利
・メールを送信する前に①差出人名②署名③敬語に気をつける
社会人になってからも重要となるメールの使い方を就活の時期にマスターしましょう!

この記事を書いた学生ライター

Kodai Sakochi
Kodai Sakochi
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ベンチャー・ITに興味があります、よろしくお願いします。九州と関西と関東に住んだことがあります。

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